Samle-Signe, ByggeBob og andre robotter sparer tid i byggesager

Kan man nedbringe ventetiden i byggesager og skabe mere effektive arbejdsgange ved at bruge automatisering og kunstig intelligens?

Det spørgsmål besluttede forligsparterne bag Budget 2024 i Odense at få undersøgt, og det har forvaltningen nu gjort og fremlagt resultatet for by- og kulturudvalget.

Forvaltningen har fundet eksempler fra både Frederiksberg, Vejle, Syddjurs, Esbjerg, Aalborg, Aarhus og København, og de beskrives i et bilag. Løsningerne kan fx journalisere og oprette i BBR, fakturere, ajourføre stamdata, sende afgørelser ud eller rykke for manglende dokumenter.

Eller, som robotten Lukkelise i København, automatisk lukke gamle sager. Eller, som robotten ByggeBob samme sted, vende indscannede dokumenter rigtigt og oprette nye sager i systemet. I alt er 22 tiltag beskrevet.

Potentialerne varierer betydeligt, især fordi kommunerne har forskellige fagsystemer og snitflader, og de færreste af de andre kommuners løsninger giver mening i Odenses byggeafdeling, konstaterer forvaltningen.

Flere på vej

Eksemplerne har alligevel givet inspiration til flere initiativer i Byggesag i Odense, som primært bruger systemet GeoEnviron, og som mener at være forud for andre kommuner mht. integrationer til dette system. 

I Odense har man bl.a. oprettet robotten Samle-Signe, som kan samle byggesagsdokumenter til aktindsigter og dermed spare omkring 20 minutter i oprettelse pr. sag. Desuden har man oprettet en integration, der automatisk opretter en sag i BBR, når der oprettes en byggesag. Og endelig sørger en integration for automatisk at pakke afsluttede sager til én samlet fil og overføre dem til Weblager, hvilket sparer omkring 60 minutter pr. sag.

Lige nu arbejder Odense på tre automatiseringsløsninger:

1. Mail af materiale til BBR, når en byggetilladelse er givet. Det kan frigive omkring 10 minutter pr. byggesag.
2. Opfølgning på sager, et år efter der er givet tilladelse. Det vil kunne frigive cirka fem minutter pr. byggesag, hvis en robot automatisk sender brev til ansøgeren efter 11 måneder med påmindelse om, at tilladelsen snart udløber.
3. Konfliktsøgning, som kan oplyse, om der er forhold, sagsbehandleren skal være særligt opmærksom på i forhold til den aktuelle ejendom, fx om fredning, plan- og miljøforhold. Det vil kunne frigive cirka 15 minutter pr. sag.

Desuden undersøger kommunen tre løsninger med kunstig intelligens, også kaldet generativ AI. De vil forudsætte brug af fx ChatGPT Plus, som lige nu er ved at blive risikovurderet i kommunen. De tre er:

1. Gennemgang og resumé af meget lange høringssvar ved fx nabohøringer, i første omgang under skarp overvågning af sagsbehandlerne. Det vil frigive en halv time pr. sag, vurderer kommunen.
2. Gennemgang og resumé af servitutter, også for at forbedre forståeligheden af gamle indscannede servitutter, som er svære at læse.
3. Gennemgang af tidligere dispensationer/afslag indenfor et lokalplanområde, så man kan få et hurtigt overblik.

Alle beskrivelserne kan findes i referatet fra By- og Kulturudvalget pkt. 11.